Job Description

Dans le cadre du produit 2 « renforcement des capacités de la DGGE » du projet, il est prévu la réorganisation de la DGGE pour un meilleur pilotage de la mise en œuvre de la PMG. La mise en œuvre d’une telle action nécessite comme préalable un diagnostic organisationnel et fonctionnel en vue d’identifier les forces et les faiblesses actuelles de la structure.

Cette activité sera organisée avec l’appui de deux experts/facilitateurs, un spécialiste international des questions migratoires et un expert national en gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des carrières (GPEEC). Ils suivront une méthodologie structurée en trois étapes intégrées, incluant l’organisation et la facilitation d’un atelier-retraite. Les livrables attendus après cet exercice (rapport diagnostic, manuel de procédure, organigramme, fiches de postes) permettront de formuler des propositions au MAEIAGE.

 
OBJECTIF GENERAL DE LA MISSION
L’objectif général est de réaliser un diagnostic organisationnel et fonctionnel de la DGGE, à travers une démarche inclusive et participative, en vue d’optimiser sa structuration et son efficacité institutionnelle.

Il s’agit donc de renforcer la DGGE dans son fonctionnement au quotidien en élaborant un diagnostic approfondi de la situation organisationnelle et opérationnelle d’une part et en développant une vision à 1, 3 et 5 ans d’autre part. Les experts identifieront les transformations à mettre en œuvre sur la base des recommandations. Un suivi rapproché sera planifié. Sous le volet renforcement des capacités de gestion de la DGGE, il est prévu un diagnostic organisationnel et fonctionnel, l’élaboration d’un manuel de procédure de fonctionnement et de gestion administrative, et le pilotage de la transformation de la DGGE.

Ce diagnostic se concentrera notamment sur un état des lieux des ressources humaines en place et des besoins à venir, tout en s’intéressant à la capacité d’animation des ministères et départements sectoriels par la DGGE et à la gouvernance de la structure en accord avec les préoccupations exprimées par celle-ci. 

Ce diagnostic sera réalisé par deux expert(e)s qui travailleront de manière complémentaire en suivant les mêmes trois étapes : 1°) un état des lieux, 2°) un atelier retraite conjoint, 3°) et la rédaction du manuel de procédures administratives.

OBJECTIFS SPECIFIQUES 

Le premier expert sera un profil international avec une forte expertise en migration. Ses missions spécifiques seront : 

1. Réaliser une analyse juridique, organisationnelle, partenariale et fonctionnelle de la DGGE permettant de faire l’état actuel du pilotage des questions migratoires en Guinée ;

2. Identifier les forces, faiblesses, opportunités et menaces affectant la DGGE ;

3. Proposer des mesures de réorganisation et d’optimisation du fonctionnement interne ;

4. Élaborer un manuel de procédures administratives (volet organisationnel) ;

5. Dresser un plan de suivi sur une année et appuyer la conduite du changement institutionnel et organisationnel post-atelier.

Le second expert national qui est recruté à travers ce terme de référence aura pour missions spécifiques de

1. Conduire un état des lieux des profils, compétences et affectations au sein de la DGGE;

2. Élaborer un organigramme fonctionnel, appuyé par des fiches de poste type ;

3. Identifier les écarts de compétences et les besoins de la structure et proposes des formations adaptées s’il y a lieu ;

4. Contribuer à la rédaction du manuel de procédures internes (volet RH) ;

5. Dresser un plan de suivi sur une année et appuyer la conduite du changement institutionnel et organisationnel post-atelier.

Mission

·  Conduire un état des lieux des profils, compétences et affectations au sein de la DGGE, comprenant aussi le Haut Conseil des Guinéens de l’Etranger (HCGE), l’Observatoire Guinéen des Migrations (OGM) et les Bureaux d’Accueil de Suivi et d’Orientation (BAOS), le Cadre de Concertation National sur la Migration (CCNM) et le le Fonds d’Assistance aux Guinéens Rapatriés (FAGR);

– Élaborer un organigramme fonctionnel, appuyé par des fiches de poste type permettant de renforcer l’adéquation entre le dispositif de ressources humaines mobilisées et le contenu des missions ;

·  Identifier les écarts de compétences et les besoins de la structure et proposes des formations adaptées s’il y a lieu ;

·  Contribuer à la rédaction du manuel de procédures internes en appui au consultant international ;

·  Appuyer la conduite du changement institutionnel et organisationnel post-atelier.

Description du projet ou contexte

Le projet AMIS (Accompagnement, Mobilité, Insertion & Sensibilisation), financé par l’Union européenne avec une contribution du Ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères, vise à appuyer la mise en œuvre de la Politique nationale de Migration de la Guinée (PMG). Il est mis en œuvre conjointement par Expertise France et Enabel, en étroite collaboration avec la Direction Générale des Guinéens de l’Étranger (DGGE).

Le projet s’inscrit dans la dynamique de l’initiative « Réintégrer – Gestion des migrations en Guinée », et vise à améliorer la gouvernance de la migration, à travers la coordination des services en charge, la diffusion de l’information sur les opportunités, la prévention de la migration irrégulière et sensibilisation sur la Traite pour un changement de comportement et la réintégration durable et inclusive des personnes migrantes de retour en Guinée.

Profil souhaité

Descriptif du poste

Titre du poste : Consultant(e) National(e) RH, spécialiste en gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences (GPEEC)

Lieu de la mission : République de Guinée – Conakry et lieu de l’atelier (Kindia/Coyah/Forecariah)

Durée de la mission : Mission ponctuelle de 24 jours ouvrés de travail effectif, répartis sur deux périodes

–       1°) 4 mois (septembre 2025 – décembre 2025) : Etat des lieux, retraite, délivrables – 24 jours

–       2°) 12 mois (janvier 2026- décembre 2026) : Accompagnement et suivi de la feuille de route – 6 jours

Période prévisionnelle : Septembre – Décembre 2025 (4 mois) + Janvier 2026- Décembre 2026 (suivi)

Langue de travail : Français

Profil recherché

·       Diplôme supérieur en gestion des ressources humaines, administration publique ou sciences sociales ;

·       Expérience confirmée (minimum 10 ans) en Gestion des Ressources Humaines et GPEC dans des administrations publiques ;

·       Maîtrise des outils d’analyse organisationnelle, de gestion prévisionnelle et de rédaction de fiches de poste ;

·       Expérience avérée dans l’accompagnement de structures publiques en Guinée ou en Afrique de l’Ouest ;

·       Excellentes capacités rédactionnelles et de communication en français.

Informations complémentaires

Livrables attendus

·       Situation de référence

o   Livrable 1 : Rapport de situation de référence comprenant

Le diagnostic de la situation RH, des difficultés et des besoins RH de la DGGE de l’Observatoire Guinéen des Migrations (OGM) et les Bureaux d’Accueil de Suivi et d’Orientation (BAOS) 

·       Atelier-retraite pour le diagnostic organisationnel

o   Livrable 2 : Rapport diagnostic avec des recommandations et une feuille de route pour une année. Cela comprend

L’animation des sessions participatives avec les cadres de la DGGE pour améliorer le fonctionnement interne, les priorités et la gestion quotidienne (identification des tâches principales, animation des autres ministères),

o   L’établissement d’un organigramme fonctionnel et de fiches de postes par direction et service, ainsi que les besoins en recrutement et formations,

·       Manuel de procédure

o   Livrable 3 : Elaboration d’un manuel de procédures administratives RH en complément du manuel financier existant (CRPM2) afin d’inscrire clairement les règles pour améliorer la gestion quotidienne et pour permettre d’assurer la transparence, la cohérence et la conformité dans la gestion des opérations de la direction. Le manuel visera à 

établir des normes et des directives de façon à garantir la cohérence dans la manière dont les activités sont conduites au sein de la direction.

établir les mécanismes de contrôle interne en définissant les autorisations requises pour chaque activité notamment en matière d’utilisation du matériel de la direction et de la gestion financière en conformité avec la réglementation publique en Guinée. 

Répartition du temps de travail

Réunion de cadrage avec la DGGE et les experts – 1 jour
Validation de la note méthodologique et des outils – 1 jour
Analyse de la situation de référence et entretien individuels préalables (note)- 2 jours
Réalisation de l’atelier-retraite – 5 jours
Rédaction d’un organigramme fonctionnel et des fiches de poste– 2 jours
Élaboration du rapport et du manuel – 4 jours
Restitution technique et intégration des commentaires – 1 jour
Finalisation – 1 jour
Restitution finale – 1 jour
Élaboration d’un plan et d’un tableau de suivi de mise en œuvre– 1 jour
Réunions de suivi post-retraite – 5 jours
Total : 24 jours

Modalités de soumission de l’offre

Le ou la consultant(e) intéressé(e) sont invité(e)s à soumettre à EF par le canal dédié un dossier comprenant une lettre de soumission (adressée au Directeur pays d’Expertise France Guinée), une offre technique et une offre financière.

L’offre technique inclura :
–       Une compréhension des TDR ;

–       Une note méthodologique ;

–       Un chronogramme détaillé ;

–       Un CV ;

–       Trois références de bonne exécution de missions similaires réalisées.

L’offre financière dans un tableau détaillant les honoraires et tous les autres coûts éventuels en TTC

Critères de sélection des candidatures

Le processus de sélection des candidats s’opérera selon le(s) critère(s) suivant(s) :

• Formation/compétences/expériences du candidat
• Compétences du candidat en lien avec la mission d’expertise
• Expériences du candidat en lien avec la mission d’expertise